Die Vorteile und Nachteile von Telefonketten bei einer Alarmierung

Kritische Situationen im Unternehmen erfordern eine rasche Alarmierung. Die Telefonkette ist dann ein beliebtes Instrument, um über Notfälle zu informieren oder den Krisenstab einzuberufen. Was sind die Vorteile und Nachteile der Telefonkette? Gibt es Alternativen?

Kurz und knapp: Wie funktioniert die Telefonkette?

Bei einer Telefonkette wird ein Anruf gestartet und die erste Person in der Liste kontaktiert. Diese erstkontaktierte Person benachrichtigt dann weitere Personen. Dieser Vorgang geht so lange weiter, bis alle Personen erreicht werden.

Was sind die Vorteile der Telefonkette?

Telefonketten bieten ein strukturiertes System, um Personen zu alarmieren. Digital und analog sind die Kontaktdaten der Personen hinterlegt, die im Notfall erreicht werden müssen. So wird sichergestellt, dass die Telefonkette funktioniert.

In der Regel wird eine Mitarbeiterin nicht nur einen, sondern zwei Personen anrufen. Durch die Kette, also die Weiteralarmierung durch mehrere Personen, ist es deshalb möglich, ein effektives Informationssystem aufzubauen.

Eine Anrufliste und die manuelle Weiterleitung der Informationen ermöglichen einen Austausch zur aktuellen Lage. Wenn jemand nicht weiteralarmieren kann oder beispielsweise im Krisenteam ist, aber nicht in den Krisenraum kommen kann, kann dies direkt kommuniziert werden.

Was sind die Nachteile einer Telefonkette?

Telefonketten sind zwar ein oft eingesetztes Instrument, die Anrufbäume haben aber auch ihre ganz spezifischen Nachteile.

Im schlimmsten Fall ist eine Telefonliste nicht aktuell. Dann wird überhaupt keiner erreicht oder nicht alle Personen. Die Weiterleitung der Anrufe ist schlicht und einfach nicht möglich oder beansprucht mehr Zeit, weil zuerst Nummern ausprobiert werden müssen.

In der Praxis auch häufig beobachtet: Ein Mitarbeiter nimmt den Anruf gar nicht entgegen, weil der Anruf überhört wird. So entstehen Rückrufschleifen, um den Mitarbeiter doch noch irgendwie zu erreichen. Gerade in stressigen Situationen immense Zeitfresser.

Eine weitere Problematik ist, dass Informationen unvollständig oder verzerrt weitergegeben werden. Damit ist die Telefonkette als Alarmierungs- und Informationsinstrument leider nicht mehr zu gebrauchen. Denn gerade die Weitergabe von aktuellen Informationen soll hier im Vordergrund stehen.

Die Alternativen

Telefonketten sind in Unternehmen bzw. im Notfallmanagement gewachsen und etabliert. Ausfälle und Unterbrechungen durch diese Alarmierungs- und Informationsart können durch Notfallmeldesysteme beseitigt und abgefedert werden.

Ein solches System alarmiert, wenn manuell ausgelöst wird oder automatisch, wenn beispielsweise ein Sensor bei Überschreitung einer bestimmten Temperatur reagiert.

Alle Personen erhalten dann eine Alarmierung per App, SMS, Anruf mit entsprechenden Alarminformationen und sogar eine Benachrichtigung per Mail. Die Alarmierung erfolgt also nicht Zug um Zug, sondern parallel. Im Gegensatz zum Anruf wird bei einer App-Alarmierung ein lautstarker Alarmton abgespielt – auch im Lautlosmodus. So wird kein Alarm überhört.

Die alarmierten Personen bestätigen dann den Alarmerhalt, woraufhin die jeweilige Rückmeldung im System angezeigt wird. Direkt nach der Alarmierung kann über einen Chat oder per Telefonkonferenz weiter kommuniziert werden.

Telefonketten: Altbewährtes System mit Schwächen

Die Telefonketten sind ein beliebtes Instrument, um bei kritischen Situationen viele Personen zu informieren bzw. zu alarmieren. Im schlimmsten Fall vergisst ein Mitarbeiter aber den Anruf oder gibt unvollständige oder falsche Informationen weiter.

Als Alternative bietet sich ein Notrufsystem an, das per App, SMS und Anruf alarmiert. Rückmeldungen können dann in Echtzeit angesehen werden und es ist sofort klar, wer den Alarm bestätigt hat. Alle Personen erhalten schnell und einfach sowie parallel die gleichen Informationen und können sich sofort austauschen.