5 Gründe für eine SaaS-Alarmierungslösung
„Glück ist kein Krisenmanagement“, sagte Experte und Speaker Wolfgang Lehner in unserem Webinar „Der Faktor Zeit im Krisenmanagement“.
Die Vorbereitung und eine schnelle Einsatzbereitschaft sind im Ernstfall der Schlüssel zum Erfolg. Dazu gehört ein funktionierender Plan bzw. eine Anrufliste / Call Tree. Dieser Anrufliste enthält die zu alarmierenden Personen und Meldewege. Wenn es diesen Plan gibt, warum benötigt es dann eine Alarmierungslösung wie safeREACH?
1# Erreichbarkeit steigern
Eine Anrufliste gehört zum Standard in vielen Unternehmen. Diese Liste reicht aber noch nicht aus. Viel wichtiger ist, ob Sie die in dem Dokument angeführten Personen im Ernstfall erreichen.
Oft erfolgt die Alarmierung telefonisch. Der Portier oder ein anderer Mitarbeiter muss diese Anrufliste im Ernstfall erst suchen und beginnt dann mit dem Durchtelefonieren. Ein paar Kollegen werden erreicht. Ein paar nicht. Andere rufen zurück und es ist besetzt. Der Portier ist im Dauerstress. Zusätzlich verliert Ihr Kollege schnell den Überblick, wenn mehr als 10 Personen alarmiert werden müssen. Die Folgen bei dieser langsamen Art der Alarmierung können kostspielig sein.
Mit einer SaaS-Alarmierungs-Lösung wie safeREACH alarmieren Sie automatisch alle Personen in Ihrer Anrufliste. Der Portier muss nur das entsprechende Szenario auslösen und schon erhält jede Person in der Liste einen Alarm per App, SMS oder Anruf. Bei Bedarf können die Alarminformationen auch automatisch per E-Mail versendet werden.
Unsere Alarm App alarmiert sogar im Lautlos-Modus, der SMS-Versand erfolgt, wenn keine Internetverbindung besteht oder die App nicht installiert ist. Der Portier kann währenddessen in der App oder am Cockpit sehen, wer bereits auf den Alarm reagiert hat. Das safeREACH Cockpit ist eine Oberfläche, die Sie über den Browser aufrufen können und Ihnen alle Informationen zum aktuellen Alarm anzeigt – Teilnehmer, Rückmeldungen, Gruppennachrichten etc.
Die Alarmierungsarten im Vergleich - Telefonliste vs. safeREACH
Alarmierung per Telefonliste
Die Alarmierung per Telefon. Jede Person muss einzeln angerufen werden.
Alarmierung mit safeREACH
Die Alarmierung mit safeREACH. Ein Klick genügt und es werden alle Personen gleichzeitig per App, SMS, Anruf alarmiert und erhalten auch per E-Mail die Alarminformationen. Eine automatische Alarmierung z.B. bei Überschreitung eines Schwellenwertes ist auch möglich.
2# Flexible Alarmauslösung und automatisierte Alarmierung über Schnittstellen
In Ihrem Unternehmen soll es möglich sein, per Anruf einen Alarm auszulösen? Es gibt es Sensoren, die bei Überschreitung eines Schwellenwertes einen Alarm auslösen sollen? Sie haben eine Brandmeldezentrale in Ihrem Unternehmen und wollen flexibler alarmieren?
All das ermöglicht Ihnen das richtige Alarmierungstool. safeREACH kann durch den Empfang einer externen SMS oder eines Anrufs automatisch einen Alarm auslösen. Auch per E-Mail ist eine Alarmierungsauslösung möglich. Unser System liest dann die Inhalte der Mail aus – der Text kann dann direkt als Alarmierungstext übernommen werden. Die Integration von Sensoren und Brandmeldezentralen oder –anlagen (BMZ oder BMA) zur Alarmauslösung ist ebenfalls möglich. Sehen Sie sich dazu die Seite Schnittstellen an.
3# Zeitgleiche Informationsverteilung
Bei einer Alarmierung ist nicht nur wichtig, dass die einzelnen Personen erreicht werden, sondern auch, dass so viele Informationen wie möglich vorliegen und jederzeit neue Informationen verteilt werden können. Bei einem Durchtelefonieren können wichtige Erstinformationen durchgegeben werden. Das kostet allerdings Zeit.
Eine Alarmierungslösung wie safeREACH übernimmt die Informationsverteilung. Erstinformationen können vorab hinterlegt und zusätzlich manuell hinzugefügt werden. Außerdem können Sie wichtige Dokumente sowie Checklisten, Fluchtpläne oder Gebäudepläne hinterlegen, um gezielt für das jeweilige Szenario sofort alle Informationen den alarmierten Personen zur Verfügung zu stellen.
Sehen Sie sich an, wie einfach die Alarmierung mit safeREACH funktioniert
4# Zustellbestätigungen und Rückmeldungen in Echtzeit
Eine der größten Herausforderungen in der Praxis ist die strukturierte Erfassung der Rückmeldungen, also ob eine Person den Alarm erhalten und darauf reagiert hat. Ganz besonders bei der Alarmierung einer hohen Anzahl von Personengruppen verursacht die Nachvollziehbarkeit von Rückmeldungen Stress.
safeREACH hat auch hier eine Lösung. Sie sehen in Echtzeit, ob eine Person den Alarm angenommen oder abgelehnt, also eine Rückmeldung gegeben hat. Abhängig vom Szenario können gleich auch weitere Informationen, wie der aktuelle Aufenthaltsort oder die geschätzte Ankunftszeit, als zusätzliche Rückmeldung abgefragt werden.
Die Zustellbestätigungen sehen Sie in unserem System im automatisch generierten Report. Sie können also ganz genau nachvollziehen, wann jemand den Alarm erhalten hat.
5# Nachvollziehbarkeit der Alarmierung
Der gesamte Prozess der Alarmierung soll nach einem Ereignis analysiert werden. Alle Personen werden dazu befragt und Daten zur Alarmierung gesammelt. Das ist oft frustrierend, weil nicht immer alle Schritte nachvollziehbar oder die Ansprechpersonen nicht erreichbar sind. Damit verzögert sich die Analyse. Oft wird auch von Versicherungen ein entsprechendes Protokoll eingefordert. Wenn hier nichts aufgezeichnet wurde, sieht es schlecht aus.
safeREACH erstellt für Sie ein revisionssicheres Protokoll. Sie erhalten ein herunterladbares Dokument, indem alle Vorgänge mit Zeitstempel dokumentiert sind. Mit diesem Protokoll kann also ganz genau nachvollzogen werden, wann und wie jemand alarmiert wurde, wann die Rückmeldung erfolgte und welche Maßnahmen gesetzt wurden.
Nutzen Sie momentan nur Anruflisten zur Alarmierung? Gerne zeigen wir Ihnen in einer Live-Demo, wie Sie safeREACH bei der Alarmierung unterstützt.
Sicheres Krisenmanagement mit safeREACH entdecken
Finden Sie heraus, wie auch Sie safeREACH für besseres Notfall- und Krisenmanagement in Ihrer Organisation einsetzen können. Wir zeigen Ihnen, welche Vorzüge der Einsatz von safeREACH mit sich bringt.
Michael Mayer
Chief Product Officer & Customer Support