3 einfache Möglichkeiten, wie Sie Ihren Alarmierungsprozess sofort verbessern können

Funktioniert die Alarmierung bei Ihnen problemlos? Sind alle Prozesse aufeinander abgestimmt? Was können Sie tun, um den gesamten Prozess perfekt zu organisieren? In diesem Beitrag gehen wir diesen Fragen nach und stellen Ihnen drei einfache Möglichkeiten vor, wie Sie Ihren Alarmierungsprozess sofort verbessern können.

1# Setzen Sie auf standardisierte Abläufe

Die Geschichte der Standardisierung ist eine Geschichte des Erfolgs. Einheitliche Normen sorgen für überregionale Maße, Gewichte und einer Verbesserung der Austauschbarkeit von Maschinenkomponenten. Auch Ihr Alarmierungsprozess sollte standardisiert sein, um für Konsistenz, klare Zuständigkeiten und für effektives Lernen zu sorgen.

Viele Unternehmen agieren allerdings immer noch mit einem „Alle Mann an Deck“ Ansatz. Jeder wird alarmiert, alle helfen mit. Das funktioniert bei sehr kleinen Unternehmen, um Vorfälle einzudämmen. Bei Notfällen ist es aber effizienter, einen konkreten Einsatzplan zu haben. Deshalb sollte am Anfang geklärt werden, was ein Vorfall, Notfall und eine Krise überhaupt ist.

Die Universität Leoben hat in ihrem Krisenhandbuch definiert, dass bspw. ein Vorfall ein leichter Arbeitsunfall ist. Ein Notfall hingegen wäre

„Ein Schadensereignis größeren Ausmaßes, welches zeitlich und örtlich begrenzbar ist, jedoch aufgrund der benötigten Ressourcen (interne Funktionen, Hilfs- und Rettungsdienste) einer koordinierenden Steuerung bedarf. z.B.: längerer Ausfall infolge technischen Defektes, Überfall mit Verletzten, Einbruchsdiebstahl, begrenzter Ausfall von Ver- und Entsorgungseinrichtungen, gröbere Störungen von Prozessen etc.“

Eine Krise ist für die Universität wiederum ein Ereignis mit erheblichen negativen Auswirkungen.

Für die jeweiligen Eskalationsstufen sollten dann einzelne Situationen/Szenarien herausgearbeitet werden. Beispielsweise fällt ein Brand in die Kategorie "Notfall" und eine großräumige Überflutung in die Kategorie "Krise". Diese zwei Szenarien arbeiten Sie perfekt aus. Dazu legen Sie klare Zuständigkeiten fest und erstellen Step-by-Step-Anleitungen. Denn: Sind die Verantwortung und Funktion während eines kritischen Ereignisses klar, können schnell Entscheidungen getroffen werden. In den Anleitungen wird für alle Personen im Unternehmen festgehalten, wann und wie auf häufige Ereignisse wie Unfälle oder IT-Vorfälle reagiert wird.

2# Übungen machen Ihr Unternehmen resilient

Gerade bei kleineren Unternehmen ist es üblich, Sicherheitsübungen oft stiefmütterlich zu behandeln. Das Sprichwort „Übung macht den Meister“ verursacht zwar oft Augenrollen, zahlt sich aber aus. Sie erkennen Lücken in Ihrem System, die bei der Planung noch keiner bedacht hat. Sie finden heraus, dass es Prozesse gibt, die überarbeitet werden müssen. Sie bereiten sich und Ihre Kollegen darauf vor, im Ernstfall sofort die richtigen Handgriffe durchführen zu können.

Übungen sollten deshalb regelmäßig stattfinden. Ist das im großen Stil nicht möglich, probieren Sie es im kleinen Rahmen. Eine weitere Möglichkeit ist, ein Ereignis durchzuspielen, das gerade ein anderes Unternehmen getroffen hat: Großbrand bei einem Unternehmen in Ihrer Nachbarregion? Wie würden Sie mit diesem Ereignis umgehen?

3# Learn & Share

Die Nachbereitung ist eine der wichtigsten Phasen nach einem Sicherheitsvorfall. Leider ist es oft nicht möglich, alle kritischen Ereignisse zu verhindern. Die Gelegenheit, diese Ereignisse zu untersuchen, sollte aber kein Unternehmen verpassen. Neben der typischen Vorgehensweise wie der Informationssammlung und die genaue Beschreibung des Hergangs sollten die Ursachen genau untersucht werden. Dafür eignet sich vor allem die 5-Why-Methode.

Die 5-Why-Methode ist ein Werkzeug aus dem Qualitätsmanagement. Ziel ist, die Ursache für ein Problem zu finden. Mit einem ständigen Fragen nach dem „Warum“ kann über die offensichtlichen Gründe hinaus gedacht werden. Formulieren Sie im ersten Schritt das Problem und geben Sie dann Schritt für Schritt eine Antwort auf die „Warum“-Fragen. Abschließend sollten Sie zu einer schlüssigen Conclusio kommen, warum ein Ereignis eingetreten ist und welche Gegenmaßnahmen Sie ergreifen können.

Teilen Sie Ihre Erkenntnisse dann auch im Unternehmen, mit Ihren Lieferanten und in der Sicherheits-Community. Durch dieses Sharing geben Sie anderen die Chance zu lernen, betreiben Reputationsmanagement und sorgen gleichzeitig für Sicherheit in Ihrer Lieferkette.