Störmeldung per E-Mail versagt: Alarmierung im Ernstfall
E-Mails sind bequem, dokumentiert und schnell zu tippen, aber in kritischen Situationen sind sie alles andere als zuverlässig. In der Produktion, wo jede Minute zählt, kann eine Störung nicht warten, bis jemand den Posteingang öffnet.
Viele Unternehmen setzen dennoch auf Störmeldungen, die ausschließlich per E-Mail zugestellt werden. Oft ist das der Fall, weil das die beste Option ist, die Maschinen zur Verfügung stellen. Das wirkt zwar auf den ersten Blick praktisch, ist aber in der Realität fehleranfällig und träge.
▶︎ Mehr erfahren: Alarm bei Störmeldung an der Maschine
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Schwachstellen der Störmeldung per E-Mail
1. Keine garantierte Zustellung in Echtzeit
- Mails werden im Minutentakt oder seltener abgerufen
- Netzwerkausfälle oder Spamfilter verzögern die Zustellung
2. E-Mails werden gerne ignoriert
- E-Mail-Flut in Unternehmen führt zu ignorieren wichtiger Mails
- Störmeldung per E-Mail wird dadurch nicht beachtet
3. Keine Lesebestätigung in der Praxis
- Selbst wenn zugestellt, heißt das nicht, dass sie gelesen wird
- Keine verpflichtende Rückmeldung
4. Kein Eskalationsmechanismus
- Wenn niemand reagiert, passiert nichts
- Manuelles Nachtelefonieren kostet wertvolle Zeit
5. Überalarmierung oder Unteralarmierung
- Verteilerlisten sind oft veraltet
- Die falschen Personen werden informiert, die richtigen nicht
▶︎ Mehr erfahren: Analoge Alarmierung: Risiko bei Maschinenstörung
Praxisbeispiel: Störmeldung per E-Mail bei Förderbandausfall
- Situation: Förderband steht um 6:45 Uhr still
- Alarmierung: Automatische E-Mail an Technik-Verteiler
- Problem: Zwei Empfänger im Urlaub, einer im Außendienst - niemand reagiert
- Folge: Erst nach 45 Minuten startet manuelles Nachtelefonieren, Stillstand in Summe bis 8:30 Uhr
- Kosten: Über 12.000 € Produktionsausfall, nur weil die Nachricht im Posteingang unbeachtet blieb.
▶︎ Mehr erfahren: Produktionsstillstand: Was verspätete Störmeldung kostet
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Bessere Wege im Ernstfall: Alarmierungssystem nutzen
Eine Alarmierung bei Störung muss aktiv erfolgen – und eine Reaktion erzwingen.
Moderne Systeme bieten:
- Alarmierung per App, SMS oder Anruf statt passiver E-Mail
- Rückmeldepflicht („Ich kümmere mich“)
- Automatische Eskalation bei Nicht-Reaktion
- Live-Status für alle Beteiligten
- Automatisierung per Schnittstelle der Maschine
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Fazit: E-Mail ist Kommunikation - kein Alarm
E-Mails haben ihren Platz in der Kommunikation, Dokumentation und Nachbereitung, nicht in der Erstreaktion. Wer bei Störungen Benachrichtigungen per E-Mail setzt, riskiert unnötige Verzögerungen, hohe MTTR-Werte und teure Stillstände.
Im Ernstfall muss die Nachricht ankommen - und wirken.
▶︎ Mehr erfahren: Alarmauslösung per E-Mail
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