Was kostet es, wenn die Alarmierung im Notfall nicht funktioniert?

Was bedeutet eine funktionierende Alarmierung überhaupt?

Eine Alarmierung funktioniert nicht allein deshalb, weil eine Nachricht verschickt wurde.

Entscheidend ist, ob im Ernstfall:

• die richtigen Personen erreicht werden
• die Alarmierung schnell genug erfolgt
• Verantwortlichkeiten klar sind
• Empfänger die Information wahrnehmen
• Rückmeldungen möglich sind
• der Status der Alarmierung nachvollziehbar ist

Fehlt einer dieser Punkte, kann bereits eine kleine Störung im Ablauf zu unnötigen Verzögerungen führen.

Zeit ist häufig der größte Kostenfaktor

Viele Notfälle werden mit jeder Minute schwieriger zu bewältigen.

Wenn bei einer technischen Störung zunächst Telefonnummern gesucht werden müssen, wenn eine verantwortliche Person nicht erreichbar ist oder wenn mehrere Mitarbeiter nacheinander angerufen werden, vergeht Zeit.

Diese Zeit kann sich direkt auf den weiteren Verlauf auswirken.

Bei einer Produktionsstörung verlängert sich beispielsweise der Stillstand. Bei einem IT-Ausfall verzögert sich die Reaktion der zuständigen Teams. Bei einem Gebäudenotfall kann es länger dauern, bis die benötigten Personen informiert sind.

Eine funktionierende Alarmierung mit einem digitalen Alarmierungssystem verkürzt nicht automatisch den Notfall selbst. Sie kann jedoch verhindern, dass durch die Kommunikation zusätzliche Zeit verloren geht.

Wenn wichtige Personen nicht erreicht werden

In vielen Unternehmen hängt die Reaktion auf einen Vorfall von bestimmten Schlüsselpersonen ab.

Das können beispielsweise technische Verantwortliche, Sicherheitsbeauftragte, Führungskräfte oder Bereitschaftsdienste sein.

Problematisch wird es, wenn die Alarmierung nur auf einer einzelnen Telefonnummer, einer persönlichen Kontaktliste oder einer bestimmten Person basiert.

Ist diese Person gerade nicht erreichbar, muss improvisiert werden.

Dann entstehen Fragen wie: Wer ist als Nächstes zuständig? Wer verfügt über die notwendigen Informationen? Wer darf Entscheidungen treffen?

Je stärker ein Alarmierungsprozess von einzelnen Personen abhängt, desto größer ist das Risiko von Verzögerungen.

Betriebsunterbrechungen können sich unnötig verlängern

Besonders sichtbar werden die Folgen bei technischen Störungen oder Produktionsausfällen.

Die Kosten entstehen dabei meist nicht durch die Alarmierung selbst, sondern durch den Zeitraum, in dem Maschinen, Anlagen, Systeme oder ganze Prozesse nicht wie vorgesehen funktionieren.

Je schneller die zuständigen Personen von einer Störung erfahren, desto früher können Analyse und Behebung beginnen.

Eine unklare Alarmierungskette kann dagegen dazu führen, dass wertvolle Minuten verloren gehen, bevor überhaupt die richtige Person mit dem Problem befasst ist.

Gerade bei zeitkritischen Störungen kann sich eine ineffiziente Kommunikation damit direkt auf die Dauer des Ausfalls auswirken.

Fehlende Alarmierung kann auch ein Sicherheitsrisiko sein

Nicht alle Folgen lassen sich wirtschaftlich bewerten.

Bei einer Bedrohungssituation, einer Evakuierung oder einem anderen sicherheitsrelevanten Ereignis steht nicht der mögliche finanzielle Schaden im Mittelpunkt.

Hier geht es darum, Informationen möglichst schnell an die Personen weiterzugeben, die sie benötigen.

Wenn Mitarbeiter zu spät informiert werden oder Verantwortliche nicht wissen, ob eine Alarmierung angekommen ist, kann dies die Reaktion auf die Situation erschweren.

Eine zuverlässige Alarmierung ist deshalb nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern kann ein wichtiger Bestandteil der Notfallorganisation sein.

Manuelle Kommunikation bindet zusätzliche Mitarbeiter

Wenn kein klarer Alarmierungsprozess vorhanden ist, wird Kommunikation im Ernstfall schnell selbst zu einer Aufgabe.

Mitarbeiter telefonieren Listen ab, schreiben Nachrichten, versuchen Kollegen zu erreichen oder geben Informationen manuell weiter.

Dabei werden Personen gebunden, die sich eigentlich um die Bewältigung des Ereignisses kümmern könnten.

Gleichzeitig steigt das Risiko, dass Informationen unterschiedlich weitergegeben werden oder einzelne Personen vergessen werden.

Je größer die Organisation ist, desto schwieriger wird diese Form der manuellen Koordination.

Fehlende Rückmeldungen schaffen Unsicherheit

Auch eine erfolgreich versendete Nachricht beantwortet noch nicht die wichtigste Frage: Hat die betroffene Person die Information tatsächlich erhalten und darauf reagiert?

Fehlen Rückmeldungen, müssen Verantwortliche möglicherweise zusätzlich nachtelefonieren oder auf anderem Weg prüfen, wer erreichbar ist.

Das kostet erneut Zeit.

Ein strukturierter Alarmierungsprozess sollte deshalb nicht nur Informationen verteilen, sondern möglichst auch zeigen, wie die Empfänger darauf reagiert haben.

Die tatsächlichen Kosten entstehen oft an anderer Stelle

Die Kosten einer mangelhaften Alarmierung tauchen selten als eigene Position auf.

Sie verstecken sich beispielsweise in:

• längeren Betriebsunterbrechungen
• zusätzlichem Personaleinsatz
• verzögerten Entscheidungen
• manueller Koordination
• Informationsverlusten
• vermeidbaren Eskalationen

Deshalb ist es schwierig, einen allgemeingültigen Betrag dafür zu nennen, was eine nicht funktionierende Alarmierung kostet.

Für ein Unternehmen kann bereits eine Verzögerung von wenigen Minuten relevant sein. In einer anderen Organisation sind vor allem klare Zuständigkeiten oder die Erreichbarkeit außerhalb der regulären Arbeitszeit entscheidend.

Was Unternehmen prüfen sollten

Statt ausschließlich zu fragen, was ein Alarmierungssystem kostet, lohnt sich deshalb auch die umgekehrte Frage: Was passiert, wenn unsere heutige Alarmierung im Ernstfall nicht funktioniert?

Dabei helfen einige einfache Fragen:

• Wie lange dauert es heute, die richtigen Personen zu erreichen?
• Funktioniert der Prozess auch nachts oder am Wochenende?
• Was passiert, wenn die erste Kontaktperson nicht erreichbar ist?
• Können mehrere Personen gleichzeitig informiert werden?
• Und wissen Verantwortliche, wer auf eine Alarmierung reagiert hat?

Wer diese Fragen nicht klar beantworten kann, sollte den bestehenden Alarmierungsprozess genauer betrachten.

Technik allein löst das Problem nicht

Auch eine professionelle Alarmierungssoftware wie safeREACH ersetzt keine funktionierende Notfallorganisation.

Unternehmen müssen weiterhin festlegen, welche Ereignisse eine Alarmierung auslösen, welche Personen informiert werden müssen und welche Aufgaben anschließend übernommen werden.

Die Software unterstützt dabei, diese vorbereiteten Abläufe im Ernstfall schnell umzusetzen.

Genau deshalb sollte ein Alarmierungssystem immer gemeinsam mit den dahinterliegenden Prozessen betrachtet werden.