Brauchen Unternehmen wirklich eine Alarmierungssoftware?

Was ist eine Alarmierungssoftware überhaupt?

Eine Alarmierungssoftware hilft Unternehmen dabei, Personen bei Notfällen oder dringenden Ereignissen gezielt zu informieren.

Je nach System können Alarmierungen beispielsweise über eine App, Desktop-Anwendung, SMS, E-Mail oder weitere Kanäle versendet werden. Verantwortliche können festlegen, wer bei welchem Ereignis informiert wird und welche Personen einen Alarm auslösen dürfen.

Typische Einsatzbereiche sind etwa:

• technische Störungen und Produktionsausfälle
• Evakuierungen und Gebäudenotfälle
• Bedrohungssituationen und stille Alarme
• IT-Ausfälle
• interne Notfallorganisation
• Alarmierung von Bereitschafts- oder Einsatzteams

Der entscheidende Unterschied zu gewöhnlichen Kommunikationsmitteln liegt darin, dass die Alarmierung bereits für den Notfall vorbereitet werden kann.

Reichen Telefon, E-Mail und Messenger nicht aus?

Für viele alltägliche Situationen durchaus.

Problematisch wird es dann, wenn unter Zeitdruck mehrere Personen gleichzeitig erreicht werden müssen.

Eine klassische Telefonkette funktioniert beispielsweise nur so lange gut, wie die zuständigen Personen erreichbar sind und jeder weiß, wen er als Nächstes kontaktieren muss. Fällt eine Person aus, kann die Informationskette ins Stocken geraten.

Auch E-Mail ist nicht dafür ausgelegt, dringende Alarmierungen sicherzustellen. Eine Nachricht kann zwar innerhalb weniger Sekunden verschickt werden, aber daraus lässt sich noch nicht ableiten, ob sie tatsächlich wahrgenommen wurde.

Messenger wiederum können schnelle Kommunikation ermöglichen, sind aber häufig nicht für strukturierte Alarmierungsprozesse ausgelegt.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: „Können wir unsere Mitarbeiter irgendwie erreichen?“

Sondern: „Können wir im Notfall schnell die richtigen Personen erreichen und feststellen, ob unsere Alarmierung funktioniert hat?“

Wann ist eine Alarmierungssoftware sinnvoll?

Besonders relevant wird ein spezialisiertes Alarmierungssystem, wenn mehrere der folgenden Punkte auf ein Unternehmen zutreffen.

Viele Personen müssen gleichzeitig informiert werden

Je größer eine Organisation wird, desto schwieriger wird es, Informationen im Notfall manuell weiterzugeben.

Müssen beispielsweise 50, 500 oder mehrere Tausend Personen kurzfristig informiert werden, stoßen Telefonketten schnell an ihre Grenzen.

Eine Alarmierungssoftware kann die betroffenen Personengruppen, etwa per Alarmierungs App, gleichzeitig alarmieren.

Nicht jeder Mitarbeiter arbeitet am selben Ort

Homeoffice, Außendienst, Produktionsbereiche, mehrere Standorte oder internationale Niederlassungen erschweren die interne Alarmierung zusätzlich.

Ein Alarm über eine Sirene erreicht beispielsweise Personen im Gebäude, aber nicht automatisch Mitarbeiter im Homeoffice oder unterwegs.

Digitale Alarmierung kann deshalb eine wichtige Ergänzung zu lokalen Alarmierungssystemen sein.

Unterschiedliche Ereignisse betreffen unterschiedliche Personen

Nicht jeder Notfall betrifft automatisch die gesamte Belegschaft.

Bei einer technischen Störung müssen beispielsweise möglicherweise nur Technik, Produktion und bestimmte Verantwortliche informiert werden. Bei einer Evakuierung kann dagegen ein ganzer Standort betroffen sein.

Mit vorbereiteten Alarmierungsszenarien lassen sich die jeweils relevanten Personen gezielt erreichen.

Schnelligkeit ist entscheidend

Bei einem Maschinenstillstand, einem IT-Ausfall oder einer Bedrohungssituation können wenige Minuten einen erheblichen Unterschied machen.

Wenn Verantwortliche zunächst Telefonnummern suchen, Verteiler zusammenstellen oder mehrere Personen einzeln kontaktieren müssen, geht wertvolle Zeit verloren.

Vorbereitete Alarmierungsprozesse reduzieren diese Verzögerung.

Rückmeldungen sind wichtig

Eine versendete Nachricht bedeutet noch nicht, dass eine Person sie gelesen oder verstanden hat.

Bei einer professionellen Alarmierung kann deshalb beispielsweise abgefragt werden:

• Wurde die Alarmierung zugestellt?
• Hat die Person darauf reagiert?
• Benötigt sie Unterstützung?
• Kann sie eine bestimmte Aufgabe übernehmen?

Damit erhalten Verantwortliche schneller einen Überblick über die Situation.

Wann braucht ein Unternehmen möglicherweise keine Alarmierungssoftware?

Auch diese Frage gehört zu einer ehrlichen Betrachtung.

Ein sehr kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern an einem gemeinsamen Standort kann unter Umständen mit bestehenden Kommunikationswegen ausreichend vorbereitet sein.

Wenn sich fünf Personen täglich im selben Büro befinden und im Notfall unmittelbar miteinander sprechen können, wäre ein umfangreiches Alarmierungssystem möglicherweise unnötig.

Das kann sich jedoch ändern, sobald ein Unternehmen wächst, mehrere Standorte betreibt, Bereitschaftsdienste einführt oder bestimmte Notfallszenarien strukturiert abbilden möchte.

Entscheidend ist daher weniger die Unternehmensgröße als die Frage, wie komplex die eigene Alarmierung im Ernstfall ist.

7 Fragen, die Unternehmen sich stellen sollten

Wer beurteilen möchte, ob eine Alarmierungssoftware notwendig ist, kann zunächst den eigenen Ablauf hinterfragen:

1. Welche Notfälle oder dringenden Ereignisse können bei uns auftreten?
2. Wer muss in diesen Situationen informiert werden?
3. Wie erreichen wir diese Personen heute?
4. Funktioniert dieser Prozess auch außerhalb der Bürozeiten?
5. Was passiert, wenn eine verantwortliche Person nicht erreichbar ist?
6. Können wir erkennen, ob alarmierte Personen die Nachricht erhalten haben?
7. Haben wir den Ablauf bereits realistisch getestet?

Wer mehrere dieser Fragen nicht eindeutig beantworten kann, sollte die bestehende Alarmierung genauer überprüfen.

Alarmierungssoftware ersetzt nicht die Notfallplanung

Eine Software allein löst noch kein organisatorisches Problem.

Unternehmen müssen weiterhin definieren:

• welche Ereignisse eine Alarmierung auslösen
• wer einen Alarm auslösen darf
• welche Personen informiert werden
• welche Informationen eine Alarmierung enthalten soll
• wie Mitarbeiter nach einer Alarmierung reagieren sollen

Eine Alarmierungssoftware bildet diese Prozesse technisch ab und hilft dabei, sie im Ernstfall schneller umzusetzen.

Gerade deshalb sollte sie nicht isoliert betrachtet werden, sondern als Bestandteil der gesamten Notfallorganisation.

Alarmierung sollte vor dem Ernstfall getestet werden

Ob ein Alarmierungsprozess funktioniert, zeigt sich idealerweise nicht erst während eines echten Notfalls.

Unternehmen sollten deshalb regelmäßig prüfen, ob beispielsweise Kontaktdaten aktuell sind, die vorgesehenen Personen erreicht werden und Mitarbeiter wissen, wie sie auf einen Alarm reagieren sollen.

Auch das verwendete Alarmierungssystem selbst sollte vorab praktisch getestet werden.

Bei safeREACH können Unternehmen die Alarmierungssoftware deshalb nicht nur in einer Demo kennenlernen, sondern anschließend auch selbst testen. Beim Einrichten des Testaccounts werden die wichtigsten Einstellungen gemeinsam durchgegangen, damit das System anschließend mit eigenen Benutzern, Szenarien und Abläufen ausprobiert werden kann.