Krisenhandbuch (+Checkliste)

Was ist ein Krisenhandbuch?

In einem Krisenhandbuch sind die Prozesse und Strukturen im Krisenmanagement, Zuständigkeiten und die jeweiligen Funktionen, Abläufe, Instrumente, Erreichbarkeiten und Verhaltensweisen in einem Krisenfall zusammengefasst.

Es ist demnach ein Instrument, um die Aktivitäten und Maßnahmen einer Organisation anzuleiten. Diese Anleitung dient zur Krisenprävention und Krisenintervention.

Konkret sind in einem Krisenhandbuch alle wichtigen Informationen enthalten, wie auf bestimmte Krisen reagiert wird. Dazu gehören die Kommunikation, die Abläufe im Unternehmen und welche Botschaften übermittelt werden. Außerdem enthält es eine Sektion mit FAQs, also den wichtigsten Fragen und Antworten. Das Krisenhandbuch sollte schriftlich und elektronisch vorliegen.

Zahlreiche Krisenhandbücher verschiedener Branchen lassen sich online abrufen und können als Leitfaden verwendet werden, um selbst ein Handbuch zu erstellen.

Was muss ein Krisenhandbuch leisten?

Ein gutes Krisenhandbuch gibt einen umfassenden Überblick über

• die Organisation und Verantwortlichkeiten,
• Abläufe und Prozesse, Schwachstellen und Risiken in der Organisation,
• weiterführende Bereiche, die betroffen sein könnten,
• die Kommunikation intern und extern,
• Kontaktpflege,
• Rahmenbedingungen für die Nachbereitung.

Ein Krisenhandbuch muss vorrangig folgende Fragen beantworten:

• Was ist passiert?
• Wer ist verantwortlich?
• Wie ist das Problem anzugehen?
• Warum, also der Grund, warum es passiert ist?

Der Inhalt eines Krisenhandbuchs

Ein Krisenhandbuch besteht aus mehreren Teilen. Oft wird eine allgemeine und spezielle Struktur unterschieden. Im allgemeinen Kapitel geht es um

• die Informationsweitergabe an die Verantwortlichen
• den Krisenstab
• die Aufgaben und Zuständigkeiten
• die Kommunikation
• die Dokumentation
• den Sprecher
• den Krisenraum

Der spezielle Teil dient dazu, konkrete Handlungsanweisungen darzustellen. Je nach Szenario wird hier aufbereitet, wie genau auf die jeweilige Situation reagiert wird.

Beispiel für den Aufbau von einem Krisenhandbuch

Folgende Darstellung soll einen Überblick geben, wie ein Handbuch strukturiert wird.

• Einleitung und Definitionen
• Aufzählung der Risiken
• Wie Gefahren erkannt werden sollen
• Informationsketten
• Zuständigkeiten
• Das Krisenmanagement
• Wann kann selbständig auf die Krise reagiert werden, wann benötigt die Organisation eine Unterstützung
• Kommunikation
• Technik
• Übungen
• Organisation des Krisenstabs
• Anhang mit Checklisten und Handlungsanweisungen

Hier wird beispielsweise auch definiert, ob eine Alarm App zum Einsatz kommt.

Wie safeREACH bei der Vorbereitung auf Notfälle und Krisen hilft

Mit safeREACH ist es möglich, Szenarien digital abzubilden. Per Knopfdruck können dann genau die richtigen Personen mit der richtigen Nachricht alarmiert werden. Zusätzlich ist es sofort möglich, im Team zu kommunizieren. Dokumente wie das Krisenhandbuch können hinterlegt werden und stehen nach der Alarmierung zur Verfügung. Für die Alarmierung und Koordination stehen die safeREACH App und das safeREACH Cockpit bereit.

Beispiele Krisenhandbuch: Direkt aus der Praxis

Beispiele für Krisenhandbücher finden sich auch im Internet. Beispielsweise das der Universität für Musik und darstellende Kunst in Graz oder das der Gemeinde Neftenbach.

Auf Basis eines Krisenhandbuchs kann beispielsweise über safeREACH alarmiert und informiert werden. Auch notwendige Dokumente können sofort zur Verfügung gestellt werden. safeREACH erstellt allerdings keine Handbücher für Kunden, sondern stellt rein die Plattform zur Alarmierung und zum Informationsaustausch zur Verfügung.

Die Erstellung eines Krisenhandbuchs

Wie wird ein Krisenhandbuch erstellt?

Bei der Erstellung erfolgt zuerst eine Bestandsaufnahme der Abläufe in der Organisation. Anschließend werden mögliche Krisenfälle identifiziert und in jeweiligen Szenarien abgebildet. Die Szenarien ermöglichen dann eine gezielte Ausarbeitung von Verhaltensregeln, also wie auf die Situationen zu reagieren ist. Auch die Stakeholder für die Kommunikation werden festgehalten. Ein Frühwarnsystem wird festgelegt und implementiert.

Tipps zur Erstellung eines Krisenhandbuchs

In einem Krisenhandbuch sollten Sie alle Szenarien erfassen: Von Alarmierungen der Blaulichtorganisationen bis zur Medienarbeit.

Struktur bringt Sicherheit: Halten Sie sich an eine bestimmte Struktur. So finden Sie sofort alle Informationen und können neue Infos gezielt einarbeiten.

Handlungsanweisungen: Erstellen Sie genaue Handlungsanweisungen und Checklisten, sodass jede Person auf das jeweilige Szenario optimal reagiert.

Krisenhandbuch Vorlage

Eine Vorlage, wie Sie ein Krisenhanduch erstellen könnten, finden Sie im folgenden Abschnitt:

Denken Sie am Anfang über das Worst-Case-Szenario nach – und zwar in jedem Geschäftsbereich. Beispielsweise Datenpannen oder Großbrände. Erfassen Sie jede Art von Krisen, damit Sie auf alles vorbereitet sind. Ermitteln Sie dann den Schweregrad mit einem Ampelsystem. „Grün“ bedeutet, dass das Krisenszenario zwar negative Reaktionen auslöst, aber keine dringende Reaktion darauf erforderlich ist. „Rot“ bezeichnet eine schwerwiegende Situation, „Gelb“ liegt dazwischen.

Bereiten Sie dann einen Eskalationsprozess vor – am besten visuell. Zeigen Sie auf, wer informiert werden muss und was gefragt wird. Beispielsweise wird bei einem Brand zuerst intern die Betriebs- / Werkfeuerwehr alarmiert, gleichzeitig der Krisenstab und anschließend ein Kommunikationsteam.

Erstellen Sie dann ein leicht verständliches Krisenhandbuch. Tipps dazu:

• Inhaltsverzeichnis
• Kurz und knapp
• Checklisten am Ende des Handbuches
• Tagesordnungen für Treffen der Krisenteams
• Kontaktdaten
• Drittparteien angeben, die informiert werden müssen