3 typische Alarmierungsfehler, die Ihnen Zeit und Geld kosten

Bei einem Vorfall zwickt es im Fuß. Bei einem Notfall hat man sich mit einer Pistole ins Bein geschossen. Bei einer Krise ist das Bein bereits ab.* Was haben diese Ereignisse gemeinsam? Die Kommunikation. Vielleicht reicht eine Informationsaussendung bei Vorfällen noch aus, aber bei Notfällen und Krisen ist eine sofortige Alarmierung essenziell, um wieder Herr der Lage zu werden. Doch auch Alarmierungen können ihre eigenen Fehler mit sich ziehen. Drei davon stellen wir Ihnen in diesem Beitrag vor.

#1 Fehlalarme und unzureichende Wahrnehmung der Alarmierung

Sie kennen wahrscheinlich die Geschichte vom Hirtenjungen und dem Wolf. Ein Hirtenjunge hütete einst eine Schafherde. Aus Jux und Tollerei alarmierte er die Dorfbewohner: „Hilfe! Der Wolf kommt!“ Natürlich eilten die Dorfbewohner herbei. Der Hirtenjunge aber lachte und freute sich über seinen Scherz und wiederholte das einige Male. Eines Tages hütete der Junge wie schon davor die Schafherde. Plötzlich kam wirklich ein Wolf auf die Herde zu. Angsterfüllt schrie der Junge laut um Hilfe. Die Dorfbewohner aber reagierten nicht: „Der will uns doch schon wieder hinters Licht führen.“ Der Hirtenjunge konnte sich nicht verteidigen. Die Schafe und der Junge fielen dem Wolf zum Opfer.

Aus dieser Geschichte lässt sich vieles lernen. Eine ständige Fehlalarmierung führt zu Frust und Alarmmüdigkeit. Die Konsequenz: Alarme werden schneller als Fehlalarm abgetan oder als lästiges Alltagsgeräusch wahrgenommen.

Zusätzlich zeigt die Geschichte, dass verschiedene Alarmierungsarten für unterschiedliche Situationen sinnvoll sind. Dazu ein Praxisbeispiel: Eine Halle brennt lichterloh und die Verantwortlichen werden nur per E-Mail alarmiert? Keine gute Idee, um kritische Ereignisse zu kommunizieren. Im schlimmsten Fall reagieren Sie zu spät, es entstehen noch größere Schäden und das Meinungsbild Ihrer Mitarbeiter samt der Öffentlichkeit über Ihr Notfall- und Krisenmanagement rückt in ein schlechtes Licht. Grundsätzlich gilt: Ein Alarm muss wahrgenommen und alle Personen erreicht werden. Die Alarmierung sollte deshalb über möglichst viele Kanäle wie Push mit einer Alarmierungs App, SMS, Anruf und E-Mail erfolgen.

2# Keine Stellvertreter zugewiesen

Die Situation: Tolle Alarmpläne sind ausgearbeitet, Risiken analysiert und entsprechende Szenarien durchgeplant. Das Werkzeug für die Erstalarmierung ist im ersten Schritt meistens die Telefonliste/-kette (die aber im Notfall weitreichende Nachteile mit sich bringt). Soweit so gut. Dabei wird aber oft etwas vergessen: Nämlich Stellvertreter zu definieren.

Wird eine Person mit einer essenziellen Funktion nicht erreicht, müssen die Verantwortlichkeiten klar definiert sein und Stellvertreter festgelegt werden. Ansonsten kommt es zu einer verzögerten Reaktion und der Notfall führt zu schwerwiegenden Folgen. Mit klaren Verantwortlichkeiten und der Festlegung von Stellvertretern bleiben einem derartige Zwischenvorkommnisse erspart.

#3 Alles bleibt stumm

In Ihrem Unternehmen brennt gerade alles ab, doch die Alarmierung funktioniert nicht. Das ist dramatisch und führt zu unfassbar hohen Kosten. Hoffentlich können Sie einen sofortigen Business Continuity Plan aus der Schublade zaubern.

Ein Brand ist zwar ein sehr plakatives Ereignis, aber speziell in der Nacht kann diese Situation schneller entstehen, als einem lieb ist. Deshalb ist es wichtig, einen Plan aufzustellen, um sich im Klaren zu sein wann und wie alarmiert wird.

Zusätzlich sollte ein kontinuierliches Monitoring Ihrer Systeme stattfinden. Fällt ein System aus oder wird ein Wert unter- oder überschritten, kann dadurch sofort reagiert und mit den richtigen Tools (wie bspw. safeREACH) automatisch alarmiert werden.

Bein schon ab? Vermeiden Sie Alarmierungsfehler!

In jeder Phase, ganz gleich ob Vorfall, Notfall oder Krise, sind typische Alarmierungsfehler zu vermeiden. Insbesondere wenn das Bein schon ab ist, führen Verzögerungen – bildlich gesprochen – zum schleichenden Tod des Geschäftsbetriebes. Kommunizieren Sie kritische Alarme der Situation angemessen, definieren Sie klare Verantwortlichkeiten und legen Stellvertreter fest, bestimmen Sie, wann wie alarmiert wird und implementieren Sie ein kontinuierliches Monitoring Ihrer Systeme. Dann bleibt Ihr Unternehmen auch bei kritischen Ereignissen im Rennen.

*Dieser Spruch kommt von einem Sicherheitsmanager. Leider ist der Name entfallen und eine Erwähnung ist leider nicht möglich. Falls diese Person das liest, bitte melden. Wir würden gerne Credit geben.