Schneller Einstieg in das Business Continuity Management (BCM): Checkliste fĂŒr den Umgang mit der aktuellen COVID-19-Situation in Unternehmen

Im Sekundentakt veröffentlichen Informationsportale Nachrichten rund um das sich global verbreitende Coronavirus (COVID-19). Durch diese Situation stehen Unternehmen vor einigen Herausforderungen. Der GeschĂ€ftsbetrieb muss aufrechterhalten werden und gleichzeitig ist auf die Gesundheit der Mitarbeiter zu achten. Was sollten Unternehmen bei dieser Pandemie berĂŒcksichtigen? Dieser Beitrag soll ein erster Leitfaden sein, damit Sie in Ihrem Unternehmen sofort die richtigen Maßnahmen treffen können.

Ein Unternehmen sollte bestmöglich auf eine Krise vorbereitet sein. Das BetriebskontinuitÀtsmanagement ist eine Methode, um im Krisenfall mit geeigneten Strategien reagieren zu können.

Szenarien fĂŒr Krisen sind IT-, GebĂ€ude-, Personal- und LieferantenausfĂ€lle. Momentan sind Unternehmen vor allem mit dem Ausfall von Personal konfrontiert.

Aber auch NachfrageeinbrĂŒche sind wahrscheinlich, wie gerade an den MesseausfĂ€llen ersichtlich – und die Ressourcenbeschaffung leidet darunter. Eine solche Situation kann schnell existenzbedrohend sein.

Mit einer Pandemieplanung wird diesem Krisenfall entgegengewirkt, aber auch wĂ€hrend dieser Situation ist eine kurzfristige Evaluierung und AusfĂŒhrung des Plans möglich. Wie funktioniert das?

BCM in der aktuellen Situation
BCM in der aktuellen Situation

Welche Schritte Unternehmen jetzt setzen sollten

1. Risiken mit einer Business Impact Analyse „light“ evaluieren

Zuerst ist es wichtig, die möglichen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen festzustellen. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen:

  • Welche GeschĂ€ftsprozesse sind am wichtigsten fĂŒr uns? Welche Auswirkung hat ein Ausfall intern und extern?
  • Welche Ressourcen benötigen Sie, um diese Prozesse aufrechtzuerhalten? Denken Sie dabei an das Personal, die Infrastruktur und die Kommunikation.
  • Sind Sie an vertragliche Verpflichtungen gebunden?

Diese Fragen sind eine erste Grundlage, um das Risiko zu bewerten.

2. Interne UnternehmensablÀufe ansehen

Hier geht es um die ÜberprĂŒfung der internen Prozesse.

  • Welche AblĂ€ufe sind fĂŒr uns relevant und mĂŒssen stĂ€ndig ĂŒberprĂŒft werden?
  • Gibt es externe Partner, die fĂŒr unsere BetriebsfortfĂŒhrung wichtig sind?
  • Wo muss eine Versorgung sichergestellt werden?
  • Welche TĂ€tigkeiten können zuhause verrichtet werden? Damit werden MitarbeiterInnen geschĂŒtzt.

3. Maßnahmen festlegen

  • ZustĂ€ndigkeiten definieren

FĂŒr einen geregelten Ablauf ist es essenziell, die Ansprechpartner zu definieren. GrĂ¶ĂŸere Unternehmen bilden dazu einen Krisenstab.

  • MitarbeiterInnen informieren und Kommunikation festlegen

Die schnelle und sichere Informationsverteilung an alle MitarbeiterInnen ist ein SchlĂŒssel, um die GeschĂ€ftstĂ€tigkeit aufrechtzuerhalten. Auch hier soll es einen Verantwortlichen geben. Legen Sie zuerst eine Kontaktliste mit den jeweiligen GerĂ€ten an, ĂŒber welche die KollegInnen erreichbar sind.

Hier ist es notwendig ein Alarmsystem aufzusetzen, mit dem alle MitarbeiterInnen erreicht werden. Denken Sie daran, dass es oft nicht ausreicht, nur per SMS zu verstĂ€ndigen und sorgen Sie dafĂŒr, dass mehrere KanĂ€le fĂŒr die Kommunikation zur VerfĂŒgung stehen. Versorgen Sie alle Personen mit den relevanten Informationen und senden Sie am besten Checklisten aus, um AblĂ€ufe klar zu kommunizieren.

  • Verhaltensregeln hinsichtlich der Hygiene festlegen

Legen Sie fest, welche Regeln in der momentanen Situation zu beachten sind. Zusammengefasst sind aktuell folgende Maßnahmen zum persönlichen Schutz relevant:

  • RegelmĂ€ĂŸiges HĂ€ndewaschen
  • Korrekte Hustenetikette
  • Mindestabstand von ca. 1-2 Meter einhalten

Masken werden, stand 13.03.2020, von der WHO noch nicht empfohlen.

Zusammenfassung: Die richtige Reaktion auf die aktuelle Situation

Zuerst sollten Sie eine Bestandsaufnahme der Situation und eine Risikoanalyse machen. Sehen Sie sich dann Ihre kritischen Prozesse und AblÀufe an. Analysieren Sie die Situation ganzheitlich und denken Sie an MitarbeiterInnen, Infrastruktur, externe Stakeholder, aber auch an vertragliche Verpflichtungen.

Legen Sie unbedingt Verantwortliche fĂŒr die jeweiligen Abteilungen und fĂŒr die Kommunikation fest. Ein Kommunikationsplan stellt sicher, dass Sie alle Personen mit dem richtigen System erreichen.

Schließlich ist es wichtig, Regeln zu kommunizieren, vor allem hinsichtlich der Hygiene.

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