Schneller Einstieg in das Business Continuity Management (BCM): Checkliste für den Umgang mit der aktuellen COVID-19-Situation in Unternehmen

Im Sekundentakt veröffentlichen Informationsportale Nachrichten rund um das sich global verbreitende Coronavirus (COVID-19). Durch diese Situation stehen Unternehmen vor einigen Herausforderungen. Der Geschäftsbetrieb muss aufrechterhalten werden und gleichzeitig ist auf die Gesundheit der Mitarbeiter zu achten. Was sollten Unternehmen bei dieser Pandemie berücksichtigen? Dieser Beitrag soll ein erster Leitfaden sein, damit Sie in Ihrem Unternehmen sofort die richtigen Maßnahmen treffen können.

Ein Unternehmen sollte bestmöglich auf eine Krise vorbereitet sein. Das Betriebskontinuitätsmanagement ist eine Methode, um im Krisenfall mit geeigneten Strategien reagieren zu können.

Szenarien für Krisen sind IT-, Gebäude-, Personal- und Lieferantenausfälle. Momentan sind Unternehmen vor allem mit dem Ausfall von Personal konfrontiert.

Aber auch Nachfrageeinbrüche sind wahrscheinlich, wie gerade an den Messeausfällen ersichtlich – und die Ressourcenbeschaffung leidet darunter. Eine solche Situation kann schnell existenzbedrohend sein.

Mit einer Pandemieplanung wird diesem Krisenfall entgegengewirkt, aber auch während dieser Situation ist eine kurzfristige Evaluierung und Ausführung des Plans möglich. Wie funktioniert das?

Welche Schritte Unternehmen jetzt setzen sollten

1. Risiken mit einer Business Impact Analyse „light“ evaluieren

Zuerst ist es wichtig, die möglichen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen festzustellen. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen:

• Welche Geschäftsprozesse sind am wichtigsten für uns? Welche Auswirkung hat ein Ausfall intern und extern?
• Welche Ressourcen benötigen Sie, um diese Prozesse aufrechtzuerhalten? Denken Sie dabei an das Personal, die Infrastruktur und die Kommunikation.
• Sind Sie an vertragliche Verpflichtungen gebunden?

Diese Fragen sind eine erste Grundlage, um das Risiko zu bewerten.

2. Interne Unternehmensabläufe ansehen

Hier geht es um die Überprüfung der internen Prozesse.

• Welche Abläufe sind für uns relevant und müssen ständig überprüft werden?
• Gibt es externe Partner, die für unsere Betriebsfortführung wichtig sind?
• Wo muss eine Versorgung sichergestellt werden?
• Welche Tätigkeiten können zuhause verrichtet werden? Damit werden MitarbeiterInnen geschützt.

3. Maßnahmen festlegen

• Zuständigkeiten definieren

Für einen geregelten Ablauf ist es essenziell, die Ansprechpartner zu definieren. Größere Unternehmen bilden dazu einen Krisenstab.

• MitarbeiterInnen informieren und Kommunikation festlegen

Die schnelle und sichere Informationsverteilung an alle MitarbeiterInnen ist ein Schlüssel, um die Geschäftstätigkeit aufrechtzuerhalten. Auch hier soll es einen Verantwortlichen geben. Legen Sie zuerst eine Kontaktliste mit den jeweiligen Geräten an, über welche die KollegInnen erreichbar sind.

Hier ist es notwendig ein Alarmsystem aufzusetzen, mit dem alle MitarbeiterInnen erreicht werden. Denken Sie daran, dass es oft nicht ausreicht, nur per SMS zu verständigen und sorgen Sie dafür, dass mehrere Kanäle für die Kommunikation zur Verfügung stehen. Versorgen Sie alle Personen mit den relevanten Informationen und senden Sie am besten Checklisten aus, um Abläufe klar zu kommunizieren.

• Verhaltensregeln hinsichtlich der Hygiene festlegen

Legen Sie fest, welche Regeln in der momentanen Situation zu beachten sind. Zusammengefasst sind aktuell folgende Maßnahmen zum persönlichen Schutz relevant:

• Regelmäßiges Händewaschen
• Korrekte Hustenetikette
• Mindestabstand von ca. 1-2 Meter einhalten

Masken werden, stand 13.03.2020, von der WHO noch nicht empfohlen.

Zusammenfassung: Die richtige Reaktion auf die aktuelle Situation

Zuerst sollten Sie eine Bestandsaufnahme der Situation und eine Risikoanalyse machen. Sehen Sie sich dann Ihre kritischen Prozesse und Abläufe an. Analysieren Sie die Situation ganzheitlich und denken Sie an MitarbeiterInnen, Infrastruktur, externe Stakeholder, aber auch an vertragliche Verpflichtungen.

Legen Sie unbedingt Verantwortliche für die jeweiligen Abteilungen und für die Kommunikation fest. Ein Kommunikationsplan stellt sicher, dass Sie alle Personen mit dem richtigen System erreichen.

Schließlich ist es wichtig, Regeln zu kommunizieren, vor allem hinsichtlich der Hygiene.