WhatsApp & Co.: kein Krisenkommunikationstool für Unternehmen
In einer Krise müssen Unternehmen schnell, verlässlich und sicher kommunizieren. Viele setzen dabei auf WhatsApp oder andere Messenger-Apps, weil diese im Alltag praktisch sind. Doch genau das kann im Notfall fatale Folgen haben. Verzögerte oder nicht zugestellte Nachrichten können gravierende Konsequenzen haben, von finanziellen Einbußen bis hin zu Sicherheitsrisiken für Mitarbeitende. Dieser Artikel erklärt, warum gängige Messenger-Dienste für Krisenkommunikation ungeeignet sind und welche Alternativen es gibt.
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Im Falle eines Notfalls muss es schnell gehen. Darum ist es umso wichtiger, alle relevanten Personen umgehend zu alarmieren. Eine schnelle und verlässliche Alarmierung ist die Basis für die erfolgreiche Bewältigung von Notfällen und Bedrohungssituationen in Unternehmen.
Risiken von WhatsApp & Co. in der Krisenkommunikation
1. Unzuverlässigkeit und Ausfallrisiko
Große Plattformen wie WhatsApp, Facebook oder Instagram sind in der Vergangenheit immer wieder ausgefallen. Ein großer Systemausfall kann bedeuten, dass wichtige Nachrichten nicht rechtzeitig ankommen oder gar nicht zugestellt werden. In einem Notfall kann dies dazu führen, dass kritische Entscheidungen nicht rechtzeitig getroffen werden können und die Sicherheit von Mitarbeitenden und Kunden gefährdet wird.
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2. Datenschutz und Compliance-Probleme
Die Nutzung von WhatsApp in Unternehmen ist oft problematisch, da der Dienst nicht die hohen Sicherheitsstandards erfüllt, die für vertrauliche Informationen notwendig sind. In der EU kann dies sogar gegen die DSGVO verstoßen. Besonders problematisch ist, dass WhatsApp Metadaten sammelt, wodurch Rückschlüsse auf interne Kommunikationsstrukturen eines Unternehmens gezogen werden können. Dies stellt ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar.
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3. Mangelnde Priorisierung von Notfallmeldungen
Messenger-Apps sind nicht für Krisenkommunikation konzipiert. In einem Notfall gehen kritische Nachrichten in der Flut anderer Chats unter oder werden nicht sofort wahrgenommen. Zudem gibt es keine Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle relevanten Personen eine Nachricht gelesen haben oder entsprechend darauf reagieren.
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4. Fehlende Redundanz und Sicherheit
Professionelle Notfall- und Alarmierungssysteme sind mehrfach abgesichert und bieten Funktionen wie Eskalationsstufen und Lesebestätigungen. WhatsApp hingegen bietet keine garantierte Zustellung oder eine Kontrolle darüber, ob Nachrichten gelesen wurden. Zudem können Netzwerkausfälle dazu führen, dass Messenger-Dienste nicht genutzt werden können.
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5. Weitere Nachteile von WhatsApp & Co.
Neben den bereits genannten Risiken gibt es weitere funktionale Einschränkungen, die WhatsApp für die Krisenkommunikation ungeeignet machen:
- Keine Rollen- und Rechteverwaltung: Es gibt keine Möglichkeit, gezielt Rollen oder Berechtigungen festzulegen. Jeder Empfänger einer Nachricht sieht alle Inhalte, ohne gezielte Steuerung.
- Keine gezielte Eskalation: In professionellen Alarmierungssystemen können Alarme automatisch eskaliert werden, falls eine Person nicht reagiert. WhatsApp bietet eine solche Funktion nicht.
- Keine Rückverfolgbarkeit: In Krisensituationen ist es essenziell, nachverfolgen zu können, wann und von wem eine Nachricht gelesen wurde. WhatsApp bietet keine umfassende Protokollierung oder Audit-Funktionen.
- Unzureichende IT-Integration: WhatsApp kann nicht mit bestehenden IT-Systemen wie Notfallmanagement-Software oder Alarmservern integriert werden.
- Keine Sicherstellung der Erreichbarkeit: Wer sein Handy auf "nicht stören" gestellt hat oder sich in einem Funkloch befindet, erhält unter Umständen keine Benachrichtigung.
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Vergleich: WhatsApp vs. professionelle Krisenkommunikationstools
| WhatsApp & Co. | safeREACH (professionelles Tool) | |
| Verfügbarkeit | Kann ausfallen | Hohe Ausfallsicherheit |
| Datenschutz | DSGVO-Risiken | DSGVO-konform & verschlüsselt |
| Priorisierung | Keine Notfallfunktion | Spezielle Alarmierungsmöglichkeiten |
| Benutzerverwaltung | Keine Kontrolle | Gezielte Nutzerzuweisung |
| Protokollierung | Nicht vorhanden | Nachvollziehbare Berichte |
| Redundanz | Nicht gegeben | Mehrfache Server-Absicherung |
| Eskalationsmanagement | Fehlend | Automatische Eskalationsstufen |
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Die bessere Alternative: Professionelle Alarm- und Krisenkommunikationssysteme
safeREACH ist eine Notfall- und Krisenkommunikationslösung, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde. Vorteile:
- Sofortige Alarmierung: Kritische Nachrichten erreichen alle relevanten Personen umgehend.
- Multikanal-Benachrichtigung: Push-Nachrichten, SMS, E-Mails und Sprachanrufe sorgen für maximale Erreichbarkeit.
- DSGVO-konform: Hoher Datenschutzstandard.
- Ausfallsicher: Redundante Server und 24/7 Überwachung.
- Gezielte Alarmierung: Unterschiedliche Eskalationsstufen stellen sicher, dass Meldungen nicht übersehen werden.
- Protokollierte Kommunikation: Jeder Schritt der Notfallkommunikation ist nachvollziehbar dokumentiert.
- Nahtlose Integration: Anbindung an bestehende IT-Systeme für eine effiziente Notfallsteuerung.
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Fazit: Verlassen Sie sich nicht auf WhatsApp in der Krise
Unternehmen sollten keine Kompromisse bei der Krisenkommunikation eingehen. WhatsApp und Co. sind für den Alltag nützlich, aber für den Notfall ungeeignet. Professionelle Alarmierungs- und Krisenkommunikationssysteme wie safeREACH stellen sicher, dass in einer Krise alle relevanten Personen rechtzeitig informiert werden und klare Eskalationsprozesse greifen.
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Michael Mayer
Chief Product Officer & Customer Support