Notfallplan: 7 häufigsten Schwachstellen

1. Unklare Definition, was ein „Notfall“ überhaupt ist

Viele Organisationen haben keine klare Abgrenzung zwischen Vorfall, Störung und Notfall. Das führt dazu, dass Mitarbeitende unterschiedlich reagieren oder zu spät alarmieren.

Typische Folgen:

• Unsicherheit bei der Auslösung von Alarmierungen
• Verzögerte Eskalation
• Falsche Priorisierung

Mehr lesen:
▶︎ Was ist ein Notfall?
▶︎ Wie unterscheidet sich ein Vorfall vom Notfall?

2. Rollen und Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig

In kritischen Situationen zählt jede Sekunde. Trotzdem fehlen in vielen Notfallplänen klare Angaben dazu, wer:

• wen informiert
• Entscheidungen trifft
• externe Stellen einbindet
• Lageinformationen sammelt
• Nachweise dokumentiert

Unklare Rollen führen regelmäßig zu Chaos und Mehrfachkommunikation.

Ein wirksamer Notfallplan benennt daher klare Verantwortlichkeiten, inklusive Vertretungen.

Mehr lesen:
▶︎ Notfallplan Definition
▶︎ Was ist Notfallmanagement

3. Kommunikationswege sind nicht praxisgerecht

Ein Notfallplan ist wirkungslos, wenn er auf Kommunikationswegen basiert, die im Ernstfall nicht funktionieren. Dazu gehören unter anderem:

• Telefonlisten, die nicht aktuell sind
• manuelle Benachrichtigungsketten
• Abhängigkeit von einzelnen Personen
• fehlende Alternativen bei Netz- oder Stromausfall

Moderne Notfallprozesse setzen auf automatisierte Alarmierung, Nutzung von mehreren Kanälen und klare Eskalationen. 

Beispiele dafür sind:

• eine Alarm App,
• Anrufalarmierungen
• oder SMS-Alarmierungen.

4. Der Plan wird nur selten aktualisiert

Ein großer Teil aller Notfallpläne ist älter als zwei Jahre. Doch Zuständigkeiten, technische Systeme, Gebäudepläne oder Erreichbarkeiten ändern sich wesentlich häufiger.

Typische Schwachstellen:

• Neue Mitarbeitende fehlen im Verteiler
• Alte Rufnummern stehen noch im Plan
• Räume oder Abläufe haben sich verändert
• Externe Partner wurden nicht angepasst

Ein Notfallplan sollte mindestens jährlich überprüft und bei relevanten Änderungen sofort aktualisiert werden.

▶︎ Mehr lesen: Notfallmanagement Unternehmen: Die 3 wichtigsten Aspekte

5. Der Plan berücksichtigt keine realistischen Szenarien

Viele Notfallpläne beschreiben Szenarien, die zwar theoretisch korrekt sind, aber an der Realität vorbeigehen. Insbesondere Behörden und Organisationen mit Parteienverkehr benötigen Szenarien, die wirklich auftreten können, zum Beispiel:

• Bedrohungssituationen
• technische Störungen
• Stromausfall oder Brownout
• Ausfall von IT oder Netzwerk
• medizinische Notfälle

Ein präziser Plan inkludiert klare Auslösebedingungen, Handlungsschritte und Kommunikationswege.

▶︎ Mehr lesen: Was ist ein Brownout

6. Übungen werden vernachlässigt oder falsch durchgeführt

Notfallpläne scheitern nicht an der Theorie, sondern in der praktischen Umsetzung. Viele Organisationen machen zwar Übungen, aber:

• zu selten
• ohne klare Ziele
• ohne Dokumentation
• ohne Lerneffekte
• ohne Beteiligung aller relevanten Stellen

Effektive Übungen zeigen, ob Abläufe funktionieren, ob Mitarbeitende schnell reagieren und ob die Alarmierung zuverlässig ausgelöst wird.

▶︎ Mehr lesen: 5 Tipps für die Planung einer erfolgreichen Evakuierungsübung

7. Fehlende oder unzureichende Alarmierungslösungen

Selbst der beste Notfallplan ist wertlos, wenn die Alarmierung nicht zuverlässig funktioniert. Schwachstellen sind zum Beispiel:

• manuelle Telefonketten
• Abhängigkeit von einzelnen Personen
• fehlende Eskalationen
• unklare Rückmeldungen
• reiner E-Mail-Versand ohne Zustellgarantie

Organisationen setzen zunehmend auf eine digitale Alarmierungssoftware, da sie:

• mehrere Kanäle nutzt
• gesicherte Zustellung ermöglicht
• Rückmeldungen in Echtzeit liefert
• schneller eskaliert
• klare Verantwortlichkeiten abbildet

Ein Notfallplan sollte daher immer auch die technischen Voraussetzungen für eine wirksame Alarmierung berücksichtigen.

▶︎ Mehr lesen: Telefonkette oder App-Alarmierung? Vergleich im Ernstfall