Alarmierung im Notfall- und Krisenmanagement: Wie safeREACH Sie dabei unterstützt

Ein Kollege meldet: „Starke Rauchentwicklung in der Produktionshalle.“

Die Meldewege müssen jetzt einwandfrei funktionieren. Die Meldewege, auch Alarmierungswege genannt, basieren auf einem Notfall- / Krisenplan und sind für die schnelle Reaktion auf Ereignisse lebensnotwendig. Je schneller Sie reagieren, desto besser bewältigen Sie das Ereignis.

Warum Sie einen durchdachten Alarmplan benötigen und wie wir Sie bei der Alarmierung im Notfall- und Krisenmanagement unterstützen, dass zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Kurz und Knapp:

• COVID hat gezeigt, warum Notfall- / Krisenmanagement wichtig ist. Zahlreiche Maßnahmen müssen umgesetzt und MitarbeiterInnen zügig alarmiert und informiert werden.
• Tägliche Risiken erfordern ein funktionierendes Notfallmanagement: Zum Beispiel bei einem Unfall, bei technischen Problemen oder bei der Rufbereitschaftsalarmierung
• Dazu müssen Risiken identifiziert und Alarmierungsabläufe festgelegt werden
• Tools wie safeREACH unterstützen Sie vor, während und nach der Alarmierung

Warum Notfall- und Krisenmanagement wichtig ist

COVID hat sehr plakativ gezeigt, warum ein Notfall- / Krisenmanagement und ein funktionierender Alarmplan notwendig ist. Erinnern wir uns an März 2020: Plötzlich stand das Virus vor der Tür. Der Alltag drehte sich um 180°. Unternehmen mussten zügig Handlungsanweisungen für die MitarbeiterInnen erarbeiten und umsetzen. Pandemiepläne wurden jetzt erarbeitet oder aus der Schublade geholt.

Wie gesagt, die Pandemie ist ein sehr plakatives Beispiel. Aber denken Sie einmal an die täglichen Risiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt ist und für die eine schnelle und strukturierte Vorgehensweise notwendig ist:

• Ein Mitarbeiter bricht zusammen und es muss zügig Erste Hilfe geleistet werden
• Ein technisches Problem verursacht einen Brand in der Produktionshalle und eine Evakuierung muss erfolgen
• Ein IT-Problem legt die IT-Infrastruktur lahm
• Ein Unfall sorgt für Furore in den Medien
• Ein Amoklauf findet in der Nähe Ihres Unternehmens statt

Für diese Ereignisse benötigen Sie einen funktionierenden Plan, ein Framework, das Ihnen zeigt, wie jetzt vorzugehen ist.

Dazu ist es notwendig, über alle möglichen Risiken nachzudenken, die Ihr Unternehmen schaden könnten. Danach werden die Alarmierungsketten festgelegt.

Alarmierung im Notfall- und Krisenmanagement: Wie wir Sie dabei unterstützen

Wir greifen hier alle Phasen – von der Planung bis zur Alarmierung – auf und zeigen Ihnen, wie safeREACH Sie in jeder Phase unterstützt.

1# Die Risiken identifizieren

Im ersten Schritt identifizieren Sie die möglichen Risiken für Ihr Unternehmen. In fast jedem Notfall- / Krisenplan finden sich folgende Risiken:

• Brände und Evakuierung
• Unfälle (Ersthelferalarmierung)
• Technische Störungen

In unserem Webinterface, unserer Konfigurationsplattform, hinterlegen Sie diese Risiken in Form von Szenarien. Szenarien sind „Templates“, die Ihren gesamten Alarmplan abbilden. Sie hinterlegen u.a. einen Text mit Erstinformationen, Checklisten und alle Teilnehmer, die alarmiert oder informiert werden sollen.

Jetzt ist es notwendig, die Meldewege festzulegen.

2# Den Alarmierungsplan mit Meldeketten und Eskalationen festlegen

Die Risiken sind identifiziert. Jetzt müssen Pläne zur Alarmierung festgelegt werden, also wann, wie, wer alarmiert wird. Die Alarmierung kann durch technische Systeme wie Brandmeldeanlagen, Sensoren oder Notrufe geschehen.

In größeren Unternehmen gibt es auch oft eine interne Leitstelle, von den meisten Unternehmen wird aber zumindest eine Notfallhotline genutzt. Dort wird die Meldung des Ereignisses geprüft und weitergeleitet. Wird eine Person nicht erreicht, gibt es einen Stellvertreter, der alarmiert wird. Erste Maßnahmen werden bei Bedarf eingeleitet.

safeREACH hilft Ihnen hier – wie bereits zuvor erwähnt – mit Szenarien. Sie legen fest, wer, wie und wann alarmiert wird. Aber auch die Anbindung von unterschiedlichen Systemen übernehmen wir. Wir können beispielsweise Ihre Brandmeldezentrale mit unserem System verbinden. Sobald diese anschlägt, wird das jeweilige Szenario ausgelöst und alle Personen werden alarmiert.

3# Der Alarmplan in der Praxis

Stellen wir uns jetzt vor, Sie haben alles geplant. Kurze Zeit später bricht tatsächlich ein Brand in Ihrem Unternehmen aus.

Jetzt erfolgt die Alarmierung der Schlüsselpersonen gemäß dem Alarmplan. Traditionell werden dafür Telefonketten, manchmal wird auch Whatsapp genutzt. In der Praxis ist diese Alarmierungsart oft langsam und behäbig. Im Falle von Whatsapp werden Benachrichtigungen überhaupt nicht wahrgenommen, weil Whatsapp kein Notfall- / Krisenmanagement-Tool ist.

Und bei der Telefonkette? Die Verantwortlichen werden ebenfalls nicht sofort erreicht und der Portier muss auf Rückrufe warten, während er noch immer die Liste abarbeitet. Sie sehen das Problem: Es ist ständig besetzt und der Rückruf funktioniert ebenfalls nicht. Wenn der Alarmplan nicht funktioniert, verlieren Sie wertvolle Zeit. Ein funktionierender Alarmplan deshalb ist einer der wichtigsten Bausteine, um auf Notfälle und Krisen schnell zu reagieren.

Unsere Kunden nutzen unser Tool, um mit einem Klick per App, SMS, Anruf und E-Mail zu alarmieren. Das ist einfacher als eine Telefonliste und stellt eine schnelle Reaktion auf das Ereignis sicher.

Sobald also die Alarmierung über safeREACH erfolgt ist, meldet sich bei der alarmierten Person das Handy mit einem lauten Ton – auch im Lautlos-Modus. Jetzt kann sofort eine Rückmeldung gegeben werden. Sie sehen direkt in der App oder im Cockpit, unserer Benutzeroberfläche am PC, alle Rückmeldungen. Wird jemand nicht erreicht, können ein Stellvertreter festgelegt oder komplexe Alarmierungsabläufe angelegt werden.

In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie die safeREACH App funktioniert.

4# Die Reaktion und Kommunikation nach dem Alarm

Am Beispiel Krisenstab: Ihre KollegInnen machen sich jetzt auf den Weg in den Krisenraum. Erst im Krisenraum beginnt bei einer Standardalarmierung per Telefonliste die Arbeit an dem Ereignis.

Mit safeREACH sind Sie der Alarmierung per Telefonliste einen Schritt voraus. Nach der Alarmierung erhalten alle Teilnehmer Zugriff auf Dokumente, Checklisten und einen sicheren Gruppenchat. Zusätzlich lässt sich mit einem Klick eine Telefonkonferenz starten. Schon auf dem Weg zum Krisenraum ist es möglich, dass

• Teams vor Ort Informationen weitergeben und dokumentieren
• Fotos geteilt werden
• einfach und schnell kommuniziert wird, auch, wenn ein Teammitglied nicht vor Ort ist
• Teilnehmer hinzugefügt und weitere Maßnahmen auf Basis der schon jetzt vorliegenden Informationen eingeleitet werden können
• in der App und am PC über das Cockpit an dem Ereignis gearbeitet werden kann

5# Nach der Alarmierung – Die Analyse

Der Vollständigkeit halber erwähnen wir auch die Phase nach der Alarmierung. Denn nach dem Ereignis erfolgt die Nachbearbeitung. Alle Daten werden gesammelt und analysiert. Das geschieht in mühsamer Kleinarbeit.

Oft entsteht hier Frust, weil sich KollegInnen nicht mehr an alles erinnern können, die entsprechenden Mails nicht zeitnah weitergeleitet werden oder wichtige Ansprechpersonen nicht erreichbar sind. So verzögert sich die Analyse, das Reporting für den Vorstand aber auch die Dokumentation für die Versicherung.

safeREACH bündelt alle Daten in einem revisionssicheren und herunterladbaren Protokoll, das Ihnen sofort nach dem Ende des Ereignisses zur Verfügung steht. Sie erhalten eine Übersicht, wann, wer, wie alarmiert worden ist. Zusätzlich ist die gesamte Kommunikation und Aktivitäten wie das Abarbeiten der Checkliste ebenfalls mit Zeitstempel dokumentiert. Die Vorarbeit und mehr für die Analyse und das Reporting ist damit schon erledigt.

Bereiten Sie sich auf Notfälle und Krisen vor

Ein fehlendes Notfall- / Krisenmanagement und eine entsprechender Alarmplan lähmt Unternehmen. Wie im Risk Barometer der Allianz festgestellt wurde ist der Schlüssel, um ein kritisches Ereignis zu meistern, die schnelle Reaktion darauf. safeREACH unterstützt Sie dabei. In jeder Phase. Bevor ein Notfall passiert, mit der richtigen Vorbereitung darauf. Währenddessen mit einer schnellen Alarmierung und der Koordinationsmöglichkeit. Nach dem Ereignis mit einem ausführlichen Abschlussbericht.