Alarmierung im Notfall- und Krisenmanagement: Wie safeREACH Sie dabei unterstĂŒtzt

Ein Kollege meldet: „Starke Rauchentwicklung in der Produktionshalle.“

Die Meldewege mĂŒssen jetzt einwandfrei funktionieren. Die Meldewege, auch Alarmierungswege genannt, basieren auf einem Notfall- / Krisenplan und sind fĂŒr die schnelle Reaktion auf Ereignisse lebensnotwendig. Je schneller Sie reagieren, desto besser bewĂ€ltigen Sie das Ereignis.

Warum Sie einen durchdachten Alarmplan benötigen und wie wir Sie bei der Alarmierung im Notfall- und Krisenmanagement unterstĂŒtzen, dass zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Kurz und Knapp:

  • COVID hat gezeigt, warum Notfall- / Krisenmanagement wichtig ist. Zahlreiche Maßnahmen mĂŒssen umgesetzt und MitarbeiterInnen zĂŒgig alarmiert und informiert werden.
  • TĂ€gliche Risiken erfordern ein funktionierendes Notfallmanagement: Zum Beispiel bei einem Unfall, bei technischen Problemen oder bei der Rufbereitschaftsalarmierung
  • Dazu mĂŒssen Risiken identifiziert und AlarmierungsablĂ€ufe festgelegt werden
  • Tools wie safeREACH unterstĂŒtzen Sie vor, wĂ€hrend und nach der Alarmierung

Warum Notfall- und Krisenmanagement wichtig ist

COVID hat sehr plakativ gezeigt, warum ein Notfall- / Krisenmanagement und ein funktionierender Alarmplan notwendig ist. Erinnern wir uns an MĂ€rz 2020: Plötzlich stand das Virus vor der TĂŒr. Der Alltag drehte sich um 180°. Unternehmen mussten zĂŒgig Handlungsanweisungen fĂŒr die MitarbeiterInnen erarbeiten und umsetzen. PandemieplĂ€ne wurden jetzt erarbeitet oder aus der Schublade geholt.

Wie gesagt, die Pandemie ist ein sehr plakatives Beispiel. Aber denken Sie einmal an die tĂ€glichen Risiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt ist und fĂŒr die eine schnelle und strukturierte Vorgehensweise notwendig ist:

  • Ein Mitarbeiter bricht zusammen und es muss zĂŒgig Erste Hilfe geleistet werden
  • Ein technisches Problem verursacht einen Brand in der Produktionshalle und eine Evakuierung muss erfolgen
  • Ein IT-Problem legt die IT-Infrastruktur lahm
  • Ein Unfall sorgt fĂŒr Furore in den Medien
  • Ein Amoklauf findet in der NĂ€he Ihres Unternehmens statt

FĂŒr diese Ereignisse benötigen Sie einen funktionierenden Plan, ein Framework, das Ihnen zeigt, wie jetzt vorzugehen ist.

Dazu ist es notwendig, ĂŒber alle möglichen Risiken nachzudenken, die Ihr Unternehmen schaden könnten. Danach werden die Alarmierungsketten festgelegt.

Tipp

Wir haben fĂŒr Sie den Risk Barometer Report der Allianz zusammengefasst, in dem Sie die wichtigsten Risiken fĂŒr 2021 finden.

Alarmierung im Notfall- und Krisenmanagement: Wie wir Sie dabei unterstĂŒtzen

Wir greifen hier alle Phasen – von der Planung bis zur Alarmierung – auf und zeigen Ihnen, wie safeREACH Sie in jeder Phase unterstĂŒtzt.

1# Die Risiken identifizieren

Im ersten Schritt identifizieren Sie die möglichen Risiken fĂŒr Ihr Unternehmen. In fast jedem Notfall- / Krisenplan finden sich folgende Risiken:

  • BrĂ€nde und Evakuierung
  • UnfĂ€lle (Ersthelferalarmierung)
  • Technische Störungen

In unserem Webinterface, unserer Konfigurationsplattform, hinterlegen Sie diese Risiken in Form von Szenarien. Szenarien sind „Templates“, die Ihren gesamten Alarmplan abbilden. Sie hinterlegen u.a. einen Text mit Erstinformationen, Checklisten und alle Teilnehmer, die alarmiert oder informiert werden sollen.

„Momentan verwenden wir safeREACH fĂŒr Brandmeldungen, Evakuierungen und medizinische NotfĂ€lle. Insgesamt sind fĂŒnf Szenarien bei uns konfiguriert.“

Daniel Wohinz, Safety & Security Manager beim InterContinental Wien

Jetzt ist es notwendig, die Meldewege festzulegen.

2# Den Alarmierungsplan mit Meldeketten und Eskalationen festlegen

Die Risiken sind identifiziert. Jetzt mĂŒssen PlĂ€ne zur Alarmierung festgelegt werden, also wann, wie, wer alarmiert wird. Die Alarmierung kann durch technische Systeme wie Brandmeldeanlagen, Sensoren oder Notrufe geschehen.

In grĂ¶ĂŸeren Unternehmen gibt es auch oft eine interne Leitstelle, von den meisten Unternehmen wird aber zumindest eine Notfallhotline genutzt. Dort wird die Meldung des Ereignisses geprĂŒft und weitergeleitet. Wird eine Person nicht erreicht, gibt es einen Stellvertreter, der alarmiert wird. Erste Maßnahmen werden bei Bedarf eingeleitet.

safeREACH hilft Ihnen hier – wie bereits zuvor erwĂ€hnt – mit Szenarien. Sie legen fest, wer, wie und wann alarmiert wird. Aber auch die Anbindung von unterschiedlichen Systemen ĂŒbernehmen wir. Wir können beispielsweise Ihre Brandmeldezentrale mit unserem System verbinden. Sobald diese anschlĂ€gt, wird das jeweilige Szenario ausgelöst und alle Personen werden alarmiert.

3# Der Alarmplan in der Praxis

Stellen wir uns jetzt vor, Sie haben alles geplant. Kurze Zeit spÀter bricht tatsÀchlich ein Brand in Ihrem Unternehmen aus.

Jetzt erfolgt die Alarmierung der SchlĂŒsselpersonen gemĂ€ĂŸ dem Alarmplan. Traditionell werden dafĂŒr Telefonketten, manchmal wird auch Whatsapp genutzt. In der Praxis ist diese Alarmierungsart oft langsam und behĂ€big. Im Falle von Whatsapp werden Benachrichtigungen ĂŒberhaupt nicht wahrgenommen, weil Whatsapp kein Notfall- / Krisenmanagement-Tool ist.

Und bei der Telefonkette? Die Verantwortlichen werden ebenfalls nicht sofort erreicht und der Portier muss auf RĂŒckrufe warten, wĂ€hrend er noch immer die Liste abarbeitet. Sie sehen das Problem: Es ist stĂ€ndig besetzt und der RĂŒckruf funktioniert ebenfalls nicht. Wenn der Alarmplan nicht funktioniert, verlieren Sie wertvolle Zeit. Ein funktionierender Alarmplan deshalb ist einer der wichtigsten Bausteine, um auf NotfĂ€lle und Krisen schnell zu reagieren.

„Wir wollten den Alarmierungsprozess verbessern. Vor safeREACH erfolgte die Alarmierung ĂŒber eine zentrale Stelle (Portier). Diese Stelle sendete eine SMS Alarmierung an definierte Personen ab. Eine automatische RĂŒckmeldung war nicht möglich. Das war ineffizient, weil anschließend noch einmal nachtelefoniert werden musste, um sicher zu gehen, ob wirklich alle Personen erreicht wurden.“

JĂŒrgen Strohmeyer, Sicherheits- und Seveso-III-Beauftragter bei der Zellstoff Pöls AG

Unsere Kunden nutzen unser Tool, um mit einem Klick per App, SMS, Anruf und E-Mail zu alarmieren. Das ist einfacher als eine Telefonliste und stellt eine schnelle Reaktion auf das Ereignis sicher.

Sobald also die Alarmierung ĂŒber safeREACH erfolgt ist, meldet sich bei der alarmierten Person das Handy mit einem lauten Ton – auch im Lautlos-Modus. Jetzt kann sofort eine RĂŒckmeldung gegeben werden. Sie sehen direkt in der App oder im Cockpit, unserer BenutzeroberflĂ€che am PC, alle RĂŒckmeldungen. Wird jemand nicht erreicht, können ein Stellvertreter festgelegt oder komplexe AlarmierungsablĂ€ufe angelegt werden.

In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie die safeREACH App funktioniert.

4# Die Reaktion und Kommunikation nach dem Alarm

Am Beispiel Krisenstab: Ihre KollegInnen machen sich jetzt auf den Weg in den Krisenraum. Erst im Krisenraum beginnt bei einer Standardalarmierung per Telefonliste die Arbeit an dem Ereignis.

Mit safeREACH sind Sie der Alarmierung per Telefonliste einen Schritt voraus. Nach der Alarmierung erhalten alle Teilnehmer Zugriff auf Dokumente, Checklisten und einen sicheren Gruppenchat. ZusÀtzlich lÀsst sich mit einem Klick eine Telefonkonferenz starten. Schon auf dem Weg zum Krisenraum ist es möglich, dass

  • Teams vor Ort Informationen weitergeben und dokumentieren
  • Fotos geteilt werden
  • einfach und schnell kommuniziert wird, auch, wenn ein Teammitglied nicht vor Ort ist
  • Teilnehmer hinzugefĂŒgt und weitere Maßnahmen auf Basis der schon jetzt vorliegenden Informationen eingeleitet werden können
  • in der App und am PC ĂŒber das Cockpit an dem Ereignis gearbeitet werden kann

5# Nach der Alarmierung – Die Analyse

Der VollstĂ€ndigkeit halber erwĂ€hnen wir auch die Phase nach der Alarmierung. Denn nach dem Ereignis erfolgt die Nachbearbeitung. Alle Daten werden gesammelt und analysiert. Das geschieht in mĂŒhsamer Kleinarbeit.

Oft entsteht hier Frust, weil sich KollegInnen nicht mehr an alles erinnern können, die entsprechenden Mails nicht zeitnah weitergeleitet werden oder wichtige Ansprechpersonen nicht erreichbar sind. So verzögert sich die Analyse, das Reporting fĂŒr den Vorstand aber auch die Dokumentation fĂŒr die Versicherung.

safeREACH bĂŒndelt alle Daten in einem revisionssicheren und herunterladbaren Protokoll, das Ihnen sofort nach dem Ende des Ereignisses zur VerfĂŒgung steht. Sie erhalten eine Übersicht, wann, wer, wie alarmiert worden ist. ZusĂ€tzlich ist die gesamte Kommunikation und AktivitĂ€ten wie das Abarbeiten der Checkliste ebenfalls mit Zeitstempel dokumentiert. Die Vorarbeit und mehr fĂŒr die Analyse und das Reporting ist damit schon erledigt.

Bereiten Sie sich auf NotfÀlle und Krisen vor

Ein fehlendes Notfall- / Krisenmanagement und eine entsprechender Alarmplan lĂ€hmt Unternehmen. Wie im Risk Barometer der Allianz festgestellt wurde ist der SchlĂŒssel, um ein kritisches Ereignis zu meistern, die schnelle Reaktion darauf. safeREACH unterstĂŒtzt Sie dabei. In jeder Phase. Bevor ein Notfall passiert, mit der richtigen Vorbereitung darauf. WĂ€hrenddessen mit einer schnellen Alarmierung und der Koordinationsmöglichkeit. Nach dem Ereignis mit einem ausfĂŒhrlichen Abschlussbericht.

Finden Sie heraus, wie auch Sie safeREACH fĂŒr besseres Krisenmanagement in Ihrer Organisation einsetzen können

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